Политика за поверителност

„Ораков-2004“ ЕООД (Vito), ЕИК 206112008, ДДС № BG206112008, адрес за кореспонденция: България, гр. Гоце Делчев (2900), ул. „Христо Силянов“ 1А, физически магазин: гр. Гоце Делчев, ул. Търговска 20, имейл: orders@vitoshoes.bg, уебсайт: https://vitoshoes.bg.

По отношение на данните, които се събират и обработват чрез сайта и свързаните вътрешни CRM процеси, търговецът действа като администратор на лични данни. За определени операции, като банкови плащания, куриерски услуги, хостинг или правни задължения на външни доставчици, отделни трети лица могат да действат като самостоятелни администратори или обработващи лични данни според собствените си нормативни ангажименти.

В зависимост от конкретното взаимодействие можем да обработваме идентификационни и контактни данни, данни за поръчки, адресни и куриерски данни, платежни статуси и референции, данни от newsletter абонаменти, съдържание на съобщения и заявки, отзиви, следпродажбени случаи, технически логове, аналитични събития, вътрешни CRM бележки и данни за предпочитания, изведени от предишни взаимодействия.

Категориите не се обработват във всеки случай едновременно. Използваме само тези данни, които са необходими за съответната цел: например за поръчка са нужни едни данни, за чат контакт други, а за рекламация или отказ може да се поискат допълнителни данни за идентификация, покупката и естеството на проблема.

При подаване на поръчка можем да обработваме име, фамилия, телефон, имейл, съдържание на клиентска бележка, избран куриер, избран офис или адрес, населено място, област, пощенски код, данни за получател, идентификатор на офиса на куриера, име на офиса, тегло на пратката, стойност на поръчката, валута, поръчани артикули, SKU, цвят, размер, количество, единична цена, отстъпки, промо код, сума за доставка, крайна стойност и вътрешен номер на поръчката.

Системата може да съхранява и междинен checkout session payload, когато това е необходимо за завършване на поръчката, диагностика на плащането или възстановяване на процеса при прекъсване. Документацията на проекта показва, че payload-ът и полета като име, телефон, имейл, бележки и адрес в контекста на поръчките се съхраняват шифровано.

За да изчислим и организираме доставка, можем да изпратим към куриерски системи данни като име на получател, телефон, имейл, населено място, адрес, офис на куриер, параметри на пратката и стойности, необходими за ценова калкулация и обработка. След създаване на пратка могат да се получат и съхранят технически референции като shipment reference, услуга, офис идентификатор или допълнителни метаданни.

Тези данни се използват за формиране на цена, създаване на доставка, проследяване на изпълнението, обслужване на клиентски запитвания и решаване на спорове относно получаване, отказана доставка, загубена пратка или повреда при транспорт.

Когато поръчката преминава през външен платежен поток, търговецът получава или записва минималния набор данни, необходим за свързване на плащането с поръчката: статус на плащането, вид на плащането, референтен номер, размер на сумата, дата и час на събитие, данни за успех, отказ или възстановяване и други съпътстващи технически идентификатори.

Пълните картови данни не следва да се обработват от публичния магазин като свободно достъпни данни в системата на търговеца. Обработката на картови данни и регулаторната отговорност за тях се носи от съответния лицензиран платежен доставчик, доколкото е приложимо.

След взаимодействие с магазина системата може да създаде или обогати CRM customer профил. Според имплементираната схема този профил може да съдържа B2C име и фамилия, а при B2B сценарий фирмено име, ДДС номер и лице за контакт, както и имейл, телефон, адреси, customer contacts, свързани поръчки, interactions, tasks, feedback, after-sales случаи, mailing връзки, chatbot взаимодействия и аналитични метрики.

Целта на CRM профила е да осигури последователност в обслужването, бързо намиране на предходни поръчки и запитвания, анализ на повтарящи се проблеми, проследяване на следпродажбени действия и по-добра организация на клиентската комуникация. Това не означава профилиране за автоматично вземане на решения с правно действие спрямо клиента; системата служи основно за оперативно обслужване.

Когато използвате форма за обратна връзка, B2B форма, въпроси за продукти, чат контакт или заявка за човешко съдействие през chatbot, можем да обработваме име, имейл, телефон, фирма, тема на запитването, свободен текст, език, продуктова връзка, номер на поръчка и други данни, които сами решите да въведете.

Chatbot модулът разполага с knowledge база и може да маркира взаимодействия като отговорени, нуждаещи се от контакт или с вече поискана обратна връзка. При ескалация до човешка намеса подадената от вас информация може да бъде записана в CRM interaction, inbox thread, task или after-sales case, когато това е необходимо за реакция.

Ако се абонирате за newsletter или дадете отделно съгласие за маркетингова комуникация, обработваме имейл адрес, източник на абонамента, време на абониране, статус subscribed или unsubscribed, токен за отписване, както и евентуални логове за изпратени кампании. Схемата на системата поддържа mailing subscriber записи, mailing кампании и mailing логове по абонат.

Имейлът ви може да бъде използван за изпращане на търговски съобщения, новини за продукти, кампании и промоции, докато съгласието не бъде оттеглено. Отписването може да бъде извършено чрез предвиден линк или чрез контакт с търговеца. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на предходната обработка.

При заявка за отказ, връщане или рекламация обработваме данни, които са необходими за идентификация на поръчката и за разглеждане на казуса: номер на поръчка, имейл, име, телефон, върнати артикули, количество, основание, описание на проблема, снимки, дати, информация за куриерска пратка и вътрешни бележки за движението на случая.

Вътрешната архитектура поддържа after-sales case и feedback записи, свързани с клиент, поръчка или бизнес entity, както и статуси, приоритет и срокове за реакция. Тези данни се пазят за доказване на изпълнени задължения, разрешаване на спорове и подобряване на обслужването.

Сървърната инфраструктура поддържа одитни логове, error handling и системни защитни механизми. Това може да включва IP адрес, път на заявката, дата и час, браузърни данни, user agent, технически trace данни, идентификатори на сесия, грешки, response кодове и записи за опити за достъп.

Документацията на проекта посочва, че чувствителните полета в определени системни логове се съхраняват шифровано. Тези данни се използват за информационна сигурност, откриване на злоупотреби, техническа диагностика, защита на сайта и изпълнение на легитимните интереси на търговеца да поддържа сигурна и надеждна електронна среда.

Обработваме лични данни на различни правни основания според конкретната цел. За поръчки, доставка, плащане, връщания и основна клиентска комуникация най-често основанието е изпълнение на договор или действия по искане на субекта преди сключване на договор.

За счетоводни, данъчни, гаранционни, потребителски и други задължителни записи основанието е спазване на законово задължение. За защита на системата, предотвратяване на злоупотреби, поддържане на вътрешни одитни следи и организация на обслужването можем да се позоваваме и на легитимен интерес, доколкото този интерес не е надделян от правата и свободите на субекта на данни.

За newsletter и други несъществени маркетингови комуникации, когато законът го изисква, основанието е съгласие. Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време.

Данните могат да бъдат предоставяни на куриерски дружества, платежни доставчици, доставчици на хостинг и инфраструктура, доставчици на имейл услуги, счетоводители, адвокати, ИТ поддръжка и публични органи, когато това е необходимо за изпълнение на договора, за законово задължение или за легитимен интерес.

Когато използваме външни обработващи, стремим се достъпът им да е ограничен само до данните, необходими за услугата, която изпълняват. Когато трета страна действа като самостоятелен администратор, нейната обработка се урежда и от собствената й политика и нормативни задължения.

Не съхраняваме лични данни по-дълго от необходимото за целите, за които са събрани, освен когато по-дълъг срок е необходим за спазване на законови задължения, защита при спор, счетоводна отчетност, данъчна документация, законова гаранция, история на рекламации или защита срещу злоупотреби.

На практика различните категории данни могат да имат различни срокове. Данните за поръчки и платежни следи обикновено се пазят по-дълго за счетоводни и потребителски цели, докато технически логове, предварителни контактни заявки или маркетингови записи могат да бъдат преглеждани и заличавани по отделен вътрешен график.

Прилагаме технически и организационни мерки за защита, съобразени с естеството на обработването. Документираните в проекта механизми включват шифроване на чувствителни полета чрез AES-256-GCM, hash lookup колони за търсене по имейл и телефон, ролеви достъп, одитни логове, middleware за сигурност и централизирано обработване на грешки.

Нито една електронна система не може да гарантира абсолютна сигурност, но поддържаме разумни мерки за минимизиране на риска от неразрешен достъп, загуба, изменение или неправомерно разкриване.

Съгласно приложимото право и официалните насоки на КЗЛД имате право на информация, достъп до данните, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, възражение срещу определени обработки и право на жалба до надзорния орган. При налични условия може да имате и право на преносимост на данните.

За упражняване на права можете да изпратите искане до търговеца с достатъчна информация за идентификация. Когато е необходимо, можем да поискаме допълнителни данни, за да се уверим, че не предоставяме информация на неупълномощено лице. Някои искания могат да бъдат ограничени, когато запазването е необходимо за законово задължение, съдебна защита или установяване, упражняване и защита на правни претенции.

Магазинът не е насочен към деца като самостоятелни купувачи и не цели съзнателно събиране на лични данни от малолетни лица без необходимото участие на родител или законен представител. Молим потребителите да не изпращат чрез форми, чат или бележки чувствителни данни, които не са необходими за изпълнение на поръчката или за обслужване на конкретен случай.

Политиката за поверителност може да бъде актуализирана при промяна в нормативната рамка, архитектурата на магазина, видовете използвани услуги, куриерски и платежни интеграции или вътрешните CRM процеси. Актуалната редакция винаги се публикува на сайта с обозначена дата на последна актуализация.